Der Urlaub ist gebucht, und jetzt müssen es noch alle erfahren. Der Zettel an der Tür erreicht nur die Leute, die schon vor der Tür stehen. Wer dich googelt oder anruft, merkt davon nichts. Hier bekommst du Texte zum Kopieren und eine Liste, damit nichts vergessen wird.
Was muss in die Ankündigung?
Drei Angaben reichen:
- Von wann bis wann du geschlossen bist, mit vollem Datum.
- Ab wann du wieder da bist. Das ist die Angabe, die am häufigsten fehlt.
- Was bis dahin geht: Bestellungen bis zum 20.12., Notdienst, Gutscheine, Vertretung.
Ein Dank oder Weihnachtsgruß ist nett, aber kein Muss. Schreib die wichtigen Angaben zuerst.
Welche Textvorlagen kannst du nutzen?
Website, kurz:
Betriebsferien vom 23.12. bis 6.1. Ab dem 7.1. sind wir wieder für dich da. Gutscheine gibt es noch bis zum 22.12.
Aushang an der Tür:
Liebe Kundinnen und Kunden, wir machen Betriebsferien. Vom 23.12. bis einschließlich 6.1. bleibt unser Betrieb geschlossen. Ab dem 7.1. sind wir wieder wie gewohnt für euch da. Danke für euer Verständnis und schöne Feiertage!
E-Mail-Abwesenheitsnotiz:
Danke für deine Nachricht. Wir sind vom 23.12. bis 6.1. in den Betriebsferien und lesen unsere Mails in dieser Zeit nicht. Ab dem 7.1. melden wir uns bei dir. In dringenden Fällen erreichst du uns unter: [Notfallnummer oder Vertretung].
Anrufbeantworter:
Hier ist [Betrieb]. Wir sind vom 23. Dezember bis zum 6. Januar in den Betriebsferien. Ab dem 7. Januar sind wir wieder für dich da. Hinterlass gern Namen und Nummer, wir rufen zurück.
Restaurant:
Unsere Küche macht Pause: vom 23.12. bis 6.1. bleibt das Lokal geschlossen. Am 7.1. kochen wir wieder für euch. Für Tische im Januar erreicht ihr uns per Mail.
Handwerk:
Betriebsferien vom 23.12. bis 6.1. Notdienst für Bestandskunden unter [Nummer]. Termine für Januar nehmen wir noch bis zum 20.12. an.
Tausche Daten und Details gegen deine eigenen aus. Vorlagen fürs Plakat gibt es zum Beispiel bei Canva, wenn du den Aushang gestalten möchtest.
Wann solltest du Betriebsferien ankündigen?
Eine feste Frist für Kunden kennen wir nicht. Unsere Empfehlung: zwei bis vier Wochen vorher zum ersten Mal, in der letzten Woche noch einmal. Betriebe mit Terminen oder Bestellungen sagen besser früher Bescheid, damit Kunden planen können.
Für dein Team gilt etwas anderes: Laut Karrierebibel gibt es auch dort keine gesetzliche Frist, meist gelten aber sechs Monate Vorlauf als angemessen.
Wo muss der Hinweis überall stehen?
Geh diese Liste einmal durch, auch als Merkzettel für den nächsten Urlaub:
- Tür oder Schaufenster
- Website, gut sichtbar auf der Startseite
- Google-Unternehmensprofil, bei den Öffnungszeiten
- Anrufbeantworter
- E-Mail-Abwesenheitsnotiz
- Newsletter oder WhatsApp-Status, wenn du beides nutzt
- Instagram und Facebook, wenn du dort aktiv bist
Bei Google ist der Eintrag besonders wichtig, denn viele schauen dort nach, ob du offen hast. Sonderzeiten gelten laut Google für Abweichungen oder Schließungen bis zu sechs Tagen am Stück, die normale Woche bleibt erhalten. Bei längeren Betriebsferien prüfe im Profil, welche Möglichkeit dir angeboten wird. Dazu kannst du einen kurzen Google-Beitrag schreiben.
Wie kommt der Hinweis auf die Website, ohne dass er stehen bleibt?
Bei den meisten Seiten ist das der schwierigste Teil. Der Hinweis muss jetzt rauf und nach dem Urlaub wieder runter. Dafür gibt es drei Wege:
- Webmaster: Rechtzeitig Bescheid sagen, denn in den Tagen vor Weihnachten ist er oft selbst im Stress. Sag gleich dazu, wann der Text wieder verschwinden soll.
- Selbst im Baukasten: Klappt, wenn du Zugang hast. Trag dir die Entfernung als Termin in den Kalender ein. Wie du dabei vorgehst, steht in Website pflegen.
- Hinweis mit Enddatum: Mit Local Stories stellst du den Hinweis vom Handy online und wählst ein Datum, bis zu dem er sichtbar bleibt. Danach verschwindet er von selbst. Der Bereich dafür muss einmal in deine Website eingebaut werden.
Was ist der nächste Schritt?
Nimm dir heute zehn Minuten: Kopiere die Vorlage, trag deine Daten ein und geh die Liste oben durch. Stell dir danach eine Erinnerung für den ersten Arbeitstag, damit alte Hinweise wieder verschwinden.
Häufige Fragen
Wann sollte ich Betriebsferien ankündigen?
Eine feste Regel für Kunden kennen wir nicht. Unsere Empfehlung: zwei bis vier Wochen vorher informieren und kurz vor Beginn noch einmal zu erinnern.
Muss ich die Öffnungszeiten bei Google ändern?
Ja, das empfehlen wir. Für kurze Abweichungen bietet Google Sonderzeiten an. Sie gelten laut Google für Abweichungen oder Schließungen bis zu sechs Tagen am Stück, deine normale Woche bleibt dabei erhalten. Prüfe bei längeren Ferien in deinem Profil, welche Möglichkeit Google dort anbietet.
Wie lange sollte der Hinweis auf der Website stehen?
Vom Tag der Ankündigung bis zum ersten Arbeitstag danach. Wichtig ist, ihn dann auch wieder zu entfernen, sonst wirkt die Seite im Februar verlassen.
Quellen
Geschrieben von Mark Limbach, Simplefy Software. Wir bauen Software für lokale Betriebe, darunter Local Stories. Die Beispielbilder stammen aus unserer App und zeigen erfundene Beispielbetriebe.